Obsługa zleceń
W tym miejscu chciałem powiedzieć kilka słów o tym co robić, aby uniknąć problemów związanych z dokumentami. Może to zabrzmi dziwnie, ale praca w transporcie to mimo wszystko praca z dokumentem. Często zdarza się, że zlecenie związane z naszym ładunkiem przechodzi przez kilku pośredników, więc tylko dobrze przygotowane dokumenty potwierdzają dobrze wykonaną przez nas pracę.
Przede wszystkim chciałbym przestrzec przed przyjmowaniem zleceń na telefon. Pomijam oczywiście sytuacje, gdy na stałe współpracujemy ze spedycją, gdzie telefon lub sms jest powszechną praktyką.
Generalnie starajmy się nie podejmować zlecenia zanim nie otrzymamy go w formie pisemnej – nawet w postaci maila. Muszą tam być dane zlecającego, wskazanie płatnika – czyli dane do wystawienia faktury, adres załadunku i rozładunku, informacja na temat ładunku – waga i gabaryty. A przede wszystkim to co nas interesuje najbardziej: wartość frachtu i termin płatności. Nigdy nie wysyłajcie samochodu na załadunek bez takiego dokumentu.
Na załadunku
Warto sprawdzić, czy ładunek jest zgodny z tym co mamy określone w zleceniu. Pamiętajmy, że od chwili, gdy załadujemy samochód cała odpowiedzialność za powierzony towar do chwili rozładunku spada na Nas. Przekroczenie wagi skutkuje szybszym zużyciem samochodu, może nawet jego zniszczeniem. Ponadto mogą nas spotkać konsekwencje natury prawnej. Ładunek źle przygotowany do transportu np.: niedostatecznie ofoliowane palety może skończyć się uszkodzeniem towaru w czasie transportu, za co oczywiście zapłacimy my. Wszystkie nasze uwagi powinny zostać zgłoszone zleceniodawcy. Często jest to okazja do negocjacji kwoty frachtu, na przykład związana z nieprzewidzianym postojem naszego samochodu.
Sytuacje sporne
Jeżeli mamy poważne uwagi związane z ładunkiem – dla przykładu jeżeli przewozimy rzeczy używane wykonajmy fotografie tych rzeczy jeszcze przed załadunkiem. Warto również opisać je w dokumentach przewozowych, a w skrajnych przypadkach spisać oświadczenie nadawcy o stanie przesyłki. Wiem, że w transporcie każda chwila jest cenna, ja jednak uważam, że lepiej stracić godzinę lub dwie niż należność za fracht.
Nigdy nie jedźmy w miejsce inne niż wskazane w zleceniu. Jeżeli jest inaczej – często okazuje się tak po dojeździe, że podany nam adres jest błędny lub odbiorca chce rozładować gdzie indziej to stójmy do czasu, gdy dostaniemy potwierdzenie zmiany adresu od zlecającego. Z jednej strony kolejna okazja do zmiany stawki, z drugiej strony uchronimy się w ten sposób od niepotrzebnych konsekwencji lub nieprzyjemności. Warto również takie zmiany zaznaczyć w dokumentach przewozowych.
Uszkodzenie ładunku
Jeżeli mamy pecha i ładunek ulegnie uszkodzeniu to dla własnego dobra lepiej uczestniczyć w sprawdzaniu. Warto wykonać zdjęcia i dopilnować, aby wszystkie uszkodzenia były opisane dokładnie. Jeżeli mamy do czynienia z sytuacją, gdy towar po odpakowaniu okazał się uszkodzony dopilnujmy, aby w protokole było wyraźne stwierdzenie, że opakowanie zewnętrzne było nieuszkodzone – zdejmuje to z nas odpowiedzialność. Nie zawsze jest to możliwe, ale starajmy się, aby nie umieszczać informacji o uszkodzeniach w dokumentach przewozowych. Najlepiej dla nas, jeżeli powstanie odrębny dokument w tej sprawie.
Odbiór ładunku
Najważniejszą sprawą w dokumentach przewozowych jest potwierdzenie odbioru. A więc pieczątka i koniecznie czytelny podpis osoby odbierającej ładunek. Wymagajmy również, aby podpis nie był składany na odbiciu pieczęci. Jeżeli nie ma pieczątki musi być numer dowodu osobistego osoby odbierającej. Jeżeli brak tego numeru wpisujemy adnotację „okazano dowód osobisty”. Ponadto data i godzina rozładunku. Jeżeli nie dopilnujemy tych spraw to może się zdarzyć, że dokumenty wrócą do Nas lub nie otrzymamy zapłaty.
Wystawienie faktury
Ostatni etap to wystawienie faktury. Ja zawsze wypisywałem fakturę o treści „usługa transportowa do zlecenia – i tutaj wpisywałem numer zlecenia, a jeżeli nie było takowego to wpisywałem datę przyjęcia zlecenia. Pamiętajmy, żeby jak najszybciej odesłać dokumenty, najlepiej na ręce osoby która to zlecenie wystawiła. Inaczej mogą one krążyć gdzieś po firmie a na koniec „wpaść za szafę”. Często zdarza się, że za nieterminowe odesłanie dokumentów możemy zostać obciążeni karą umowną – takie formułki możemy znaleźć w przesłanym do nas zleceniu. Nie wysyłajmy zleceń zwykłymi listami, ewidencjonujmy naszą korespondencję. Warto zaopatrzyć się w pocztową książkę nadawczą. Wszystko w jednym miejscu, książka taka wielokrotnie ułatwiała mi życie.
Niestety, zdarzają się firmy które korzystają z każdego pretekstu, aby opóźnić zapłatę lub ją pomniejszyć. Nie dawajmy im zatem pretekstów, ponieważ są to nasze ciężko zarobione pieniądze.
