Jak zorganizować przeprowadzkę biura w 2022 roku?
Transport biura to przedsięwzięcie wymagające skoordynowania działań logistycznych, administracyjnych, a także marketingowych. Przy dobrej organizacji przeprowadzka firmy odbędzie się sprawnie bez zagrożenia dla ciągłości pracy.
Niezależnie od tego, czy nowe biuro znajduje się w tym samym czy innym mieście, wszystko należy zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem. Opuszczenia biura lepiej nie odkładać do końca obowiązywania umowy najmu, by mieć czas na przeprowadzenie odbiorów, spisanie protokołów i inne formalności.
Uprzedź pracowników i klientów o przeprowadzce biura
Odpowiednio wcześniej należy poinformować pracowników o planowanej przeprowadzce. Taka informacja jest ważna także dla klientów, niezależnie od tego, czy przyjmujesz ich fizycznie w biurze czy kontaktujesz się innymi kanałami. Muszą zostać poinformowani, że adres biura ulegnie zmianie. Umieść taką informację na stronie internetowej, w mediach społecznościowych (jeśli uznasz to za odpowiedni kanał), a także fizycznie w biurze jeśli przychodzą do niego klienci.
Wyznacz koordynatora przeprowadzki biura
Wybrany przewoźnik pomoże znieść i wnieść rzeczy, ale wszystkie działania w biurze (pakowanie, dopilnowanie wszystkiego, kontakt z przewoźnikiem) muszą być sprawnie koordynowane. Jeśli odpowiedzialność będzie rozproszona i nieokreślona, może zapanować niepotrzebny chaos. Najlepiej wyznaczyć koordynatora spośród pracowników – oczywiście za jego zgodą. Taka osoba będzie miała za zadanie informować kadrę kierowniczą o postępie działań i spinać całość przeprowadzki biura.
Przeprowadź inwentaryzację w biurze i stwórz listę
Przeprowadzka jest dobrą okazją do spisu wszystkich sprzętów i mebli. Może okazać się, że nie wszystkie urządzenia czy elementy umeblowania będą potrzebne w nowym biurze. Podczas pakowania i rozpakowywania przyda się się lista wszystkich urządzeń biurowych i innych sprzętów, które planujesz przewieźć.
Zaplanuj aranżację przestrzeni w nowym biurze
Nowe biuro nie zawsze oznacza większą powierzchnię. Dlatego najlepiej zawczasu zaplanować, jak będą ustawione biurka, regały oraz urządzenia biurowe. Pomoże to uniknąć chaosu i nieporządku po przywiezieniu rzeczy na miejsce.
Zarezerwuj termin przeprowadzki
Postaraj się, żeby przeprowadzka jak najmniej wpływała na ciągłość pracy biura. Najczęściej przeniesienie biura do nowej lokalizacji zajmuje przynajmniej jeden cały dzień. Po wykonaniu inwentaryzacji będziesz już wiedzieć, ile rzeczy będzie do przewiezienia. To znacznie ułatwi rozmowy z potencjalnym przewoźnikiem.
Spakuj sprzęty i zabezpiecz je przed uszkodzeniem
Postępuj tak samo, jak przy przeprowadzce mieszkania. Meble, które da się rozkręcić – rozmontuj i zabezpiecz przed uszkodzeniem. Tak samo postępuj z urządzeniami biurowymi. Na sprzętach i meblach, które wymagają ostrożnego obchodzenia się (z uwagi choćby na elementy szklane) umieść odpowiednie naklejki z informacją.
Bardzo ważna jest ochrona dokumentacji firmy. Dokumenty powinny być spakowane, dokładnie opisane i powierzone pracownikowi firmy. Dokumenty o charakterze poufnym lepiej przewozić w specjalnych, zaplombowanych opakowaniach lub kartonach.
Więcej artykułów o przeprowadzkach:
